Cómo realizar un Programa de Capacitación

ETAPA PRIMERA: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
(Estudio de Necesidades de Capacitación)
Esta etapa es vital para justificar los cursos o la acción de capacitación que se solicita. Con esta etapa se cumple con la detección de necesidades de capacitación.

Por necesidades de capacitación se entienden las carencias o deficiencias que posee un trabajador o grupo de ellos, para ejecutar en forma satisfactoria las tareas y responsabilidades que le corresponden en la empresa, así también como las limitaciones o situaciones que se dan en la empresa que afecten el desempeño y pueden solucionarse mediante la capacitación.

Para determinar las necesidades de capacitación es necesario investigar todos los hechos observables que sean generadores de causas por las cuales los trabajadores no ejecutan con éxito sus labores, o incurren en accidentes.

METODOLOGIA
Es necesario que en esta etapa se involucre a la Gerencia, el propietario de la empresa o el Director General de quienes son candidatos a la capacitación, pues el Gerente es la persona que debe conocer sobre el desempeño de su personal y sus posibles causas; de igual manera, es la Gerencia, quien debe saber cuál debe ser el desempeño deseado del personal.

Para cubrir esta etapa, es necesario efectuar reuniones con la Gerencia para lo siguiente:

1. Explicar los aspectos anteriores.
2. Motivarle a participar en la definición de la capacitación de su personal
3. Nos brinde información para diseñar el plan de capacitación

ASPECTOS A DEFINIR CON LA GERENCIA

1. ¿Qué es lo que el (los) trabajador (es) hace (n) que no debe (n) hacer?
2. ¿Qué debería (n) hacer, y cómo?
3. ¿Qué debe (n) estar en capacidad de hacer el (los) trabajador (es) cuando finalice (n) su capacitación?
4. ¿Qué conocimientos, o manejo de instrumentos considera que deben incluirse en el contenido de la capacitación?
5. ¿Cómo la Gerencia va a facilitar que el (los) trabajador (es) vaya (n) incorporando los aspectos de la capacitación en el trabajo?
6. ¿Cómo la Gerencia va a darle seguimiento a su personal después de la capacitación, cuáles serán sus criterios de evaluación para observar si el (los) trabajador (es) mejoró o mejoraron?

ETAPA 2. DISEÑO DE PROGRAMAS

Con la información anterior, se procede al diseño del programa de capacitación. Es importante aclarar que quien diseñe programas no necesariamente es especialista en la materia del caso, el diseñador de programas es un especialista en esto, llámese un pedagogo, un administrador organizacional, relacionista o psicólogo laboral, no es un experto en la materia sobre la que versar la capacitación. Tal es el caso de quien diseña un programa sobre centrales telefónicas, sin ser un ingeniero en telecomunicaciones o técnico en centrales telefónicas, por tal razón, es necesario asesorarse del especialista en la materia. Debe estar claro que el especialista en capacitación es un experto en aspectos metodológicos y de elaboración didáctico - curricular, por lo que su responsabilidad es ofrecer un programa técnicamente diseñado y que garantice que la necesidad que lo justifica sea satisfecha.

PASOS para la realización del programa:

1. Definición de Objetivos: Un objetivo es la meta a la que se quiere llegar. Para diseñar programas de capacitación se requieren dos objetivos:
a) Objetivos terminales
b) Objetivos específicos

Objetivos Terminales: Indican la conducta que mostrarán los participantes al finalizar un curso o programa de capacitación. Se refiere a la conducta pues según la teoría de aprendizaje todo conocimiento nuevo que adquiere una persona, produce en ella un cambio de conducta.

Ejemplos de objetivos terminales, o de conducta final observable:
· “Al finalizar el curso sobre Contabilidad Básica, los participantes serán capaces de completar todos los pasos de un ciclo contable en el orden en que ocurren en la realidad, y de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados”,
·
“Luego de finalizar el curso sobre Diseño Instruccional, los participantes serán capaces de diseñar una acción de capacitación para un tema dado, el que debe incluir los siguientes aspectos: a) definición de objetivos, b) contenidos, c) actividades, d) medios y e) evaluación”.

Como se desprende de los ejemplos, y en consistencia con lo indicado, los objetivos terminales se refieren a las conductas que mostrarán los participantes una vez que finalicen el programa.

Objetivos Específicos: Son objetivos de menor nivel que se van logrando conforme avanza el desarrollo del programa. Se refieren a conductas observables que el participante realiza y por lo tanto son directamente evaluables. Expresan un mayor grado de especificidad, por tal razón se les denomina también Objetivos Operacionales. Características de estos objetivos:
a) Se refieren a conductas observables
b) Son directamente evaluables
c) Indican claramente a los participantes lo que se espera de ellos
d) Tienen límite de tiempo para su cumplimiento
e) Se limitan a una sola conducta

Cómo formular estos objetivos
I. Inicie la redacción del objetivo de la siguiente manera: ¨ Luego de finalizar el tema, los participantes serán capaces de...¨
II. Deben expresarse en términos de conducta
III.Deben hacer alución al participante, la conducta, las condiciones, el criterio o patrón de rendimiento.

Ejemplos de Objetivos Específicos
“Dado un listado de 10 cuentas...............................( referencia a las condiciones)
los participantes serán capaces de........................(referencia al participante)
agrupar los que corresponden al activo, pasivo y capital...(referencia al criterio o patrón de rendimiento)”

Nótese que este objetivo se refiere a una conducta obervable, el participante agrupa las cuentas o no las agrupa. De igual manera, el participante sabe muy bien lo que le pedirán, no tiene necesidad de adivinar sobre lo que lo evaluarán, sabe que le darán un listado de cuentas (condición) y que si comete un error no logra el objetivo del programa

2. Definicion de Contenidos
Con contenido nos referimos a las unidades o contenidos temáticos que integran un programa de capacitación. Los objetivos que se plantean determinan los contenidos a considerar, pues son indicadores de los aprendizajes que se estiman alcanzar, de tal manera que el contenido debe estar íntimamente ligado a los objetivos que se pretenden alcanzar

Ejemplo de contenido temático:

Cuando se refiere al siguiente objetivo: “Al finalizar el curso sobre Contabilidad Básica, los participantes serán capaces de completar todos los pasos de un ciclo contable en el orden en que ocurren en la realidad, y de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados”, se deriva que el contenido tiene que ser:

1. Principios generalmente aceptados en Contabilidad
2. Principio de partida doble
3. Libros de registros
4. Asientos de diario
5. Estados contables

PRESENTACION DE LA ESTRUCTURA DE UN CURSO (puede ser mediante un oficio, una presentación multimedia, un tríptico etc.)

1. Código del curso (cuando se lleva un control alfa – numérico de éstos)
2. Nombre del curso
3. Requisitos de ingreso (si los hay)
4. Objetivo Terminal
5. Objetivos Específicos
6. Población al que se dirige el curso
7. Duración
8. Lugar (es factible indicarlo)
9. Metodología, forma de evaluar lo aprendido y/o requisitos para su acreditación, certificación o aprobación)
10. Contenido temático
11. Cualquier otra observación o requisito adicional